Quais certidões preciso para participar de licitação?

As certidões para licitação são a prova da habilitação fiscal, social e trabalhista, uma das quatro partes da habilitação. O art. 68 da Lei nº 14.133/2021 pede regularidade perante as fazendas federal, estadual e/ou municipal do domicílio ou sede, regularidade com a Seguridade Social e o FGTS e regularidade perante a Justiça do Trabalho. O § 2º manda comprovar tudo isso "na forma da legislação específica", e é por isso que cada certidão sai de um órgão diferente, com uma validade diferente.

Uma boa notícia antes da lista: você não precisa mandar certidão em toda licitação que disputa. Pelo art. 63, III, os documentos de regularidade fiscal são exigidos somente depois do julgamento das propostas, e apenas do licitante mais bem classificado. A notícia ruim é que, quando o pedido chega, o prazo para enviar costuma ser curto. A certidão tem de estar pronta antes.

As cinco certidões, onde tirar e quanto tempo valem

A federal é uma certidão só, emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, e já cobre as contribuições previdenciárias, que respondem pela parte de Seguridade Social do art. 68. A CNDT certifica a empresa em relação a todos os estabelecimentos, agências e filiais, e a validade de 180 dias está na própria CLT (art. 642-A, § 4º). O CRF do FGTS vale 30 dias, segundo o manual da Caixa: é a certidão que mais vence e a que mais pega gente desprevenida.

A estadual e a municipal não têm prazo único no país: cada estado e cada prefeitura define o seu, e o caminho de emissão também varia. Veja a validade impressa na própria certidão. A municipal pode ser a mais demorada de conseguir, então comece por ela.

A certidão de falência não entra nesta lista. Ela é exigida na habilitação econômico-financeira (art. 69, II), é expedida pelo distribuidor da sede da empresa. Mas costuma ser cobrada no mesmo momento, então guarde-a na mesma pasta.

Negativa, positiva e positiva com efeitos de negativa

A certidão negativa diz que não há pendência na data da emissão. A positiva com efeitos de negativa é emitida quando há dívida, mas não vencida, em cobrança executiva com penhora, ou com a exigibilidade suspensa, por exemplo porque foi parcelada. Para tributos, ela tem os mesmos efeitos da negativa (CTN, art. 206). Na Justiça do Trabalho, a lei também é expressa: débito garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa gera certidão positiva "com os mesmos efeitos da CNDT" (CLT, art. 642-A, § 2º). A positiva sem esse efeito é a que trava a habilitação, salvo o prazo da ME e da EPP, logo abaixo. O FGTS funciona diferente: não existe CRF positivo. Com pendência, a Caixa simplesmente não emite o certificado.

A certidão venceu no meio do certame. E agora?

Depende de quando ela venceu. O art. 64, II, admite, em diligência, a atualização de documento cuja validade expirou depois da data de recebimento das propostas. Então, se a certidão estava válida no dia da proposta e venceu enquanto o certame andava, ela pode ser atualizada. Se já estava vencida no dia da proposta, essa porta não se abre. A regra prática sai daí: confira a validade contra a data limite de entrega das propostas, não contra a data de hoje.

E o contrato assinado não encerra o assunto. Pelo art. 91, § 4º, antes de formalizar ou prorrogar o contrato a Administração verifica a regularidade fiscal do contratado e emite a certidão de débitos trabalhistas. Certidão vencida no dia da prorrogação também trava.

O prazo extra da microempresa e da empresa de pequeno porte

A Lei Complementar nº 123/2006 dá à ME e à EPP um tratamento próprio, que a Lei 14.133 manda aplicar no art. 4º. Pelo art. 42 da LC 123, a regularidade fiscal e trabalhista da ME e da EPP só é exigida para a assinatura do contrato. Pelo art. 43, a empresa deve apresentar toda a documentação de regularidade fiscal e trabalhista na disputa, mesmo com alguma restrição.

Havendo restrição, o § 1º do art. 43 garante 5 dias úteis, contados do momento em que a empresa é declarada vencedora, para regularizar a documentação, pagar ou parcelar o débito e emitir as certidões negativas ou positivas com efeito de negativa. O prazo pode ser prorrogado por igual período, a critério da Administração. Se a regularização não vier, o § 2º diz que a empresa perde o direito à contratação, e a Administração pode chamar os próximos colocados ou revogar a licitação. E perder o contrato não é o pior caso: a Lei 14.133 trata como infração não entregar a documentação exigida para a contratação quando convocado (art. 155, VI), o que abre caminho para sanção.

Dois cuidados. Primeiro, o benefício não vale para tudo: o art. 4º, § 1º, da Lei 14.133 o afasta quando o valor estimado do item, ou da licitação de obra e serviço de engenharia, passa da receita bruta máxima da empresa de pequeno porte, e também quando, no ano da licitação, a empresa já tem contratos com a Administração que, somados, passam desse limite (art. 4º, § 2º). Segundo, o art. 43 manda apresentar toda a documentação de regularidade, mesmo com restrição. Apresentar com restrição é diferente de não apresentar: não conte com os 5 dias para juntar depois o que não foi enviado, e confira o que o edital diz sobre isso.

O cadastro que poupa trabalho

O art. 70, II, permite substituir a documentação por registro cadastral emitido por órgão público, desde que o edital preveja. No âmbito federal, esse cadastro é o SICAF, e o caminho para entrar nele está em portais de licitação. Cadastro não dispensa validade: certidão vencida no cadastro é certidão vencida.

1. Tire as cinco certidões no mesmo dia e anote o vencimento de cada uma.
2. Renove o CRF do FGTS a cada 30 dias, mesmo sem licitação à vista. É a que vence primeiro.
3. Antes de cada proposta, compare o vencimento de cada certidão com a data limite de entrega das propostas.
4. Se uma certidão sair positiva, resolva o débito antes de disputar. Sendo ME ou EPP, o prazo de 5 dias úteis existe, mas pode não ser suficiente para parcelar e emitir a nova certidão.

A lista completa da pasta, com as outras três habilitações, está em documentos para participar de licitação. O documento técnico que mais elimina empresa pequena está em atestado de capacidade técnica.

Prazos de validade e endereços de emissão mudam por ato de cada órgão. Antes de contar com uma certidão, confira a data impressa nela e o que o edital pede. O edital prevalece.